management letter (auditing)

MANAJEMEN LETTER
(SURAT KOMENTAR TERHADAP PENGENDALIAN INTERN)

I. PENGERTIAN MANAJEMEN LETTER
Manajemen Letter merupkan suatu surat yang dibuat oleh Kantor Akuntan Publik (KAP), ditujukan kepada manajemen perusahaan yang diperiksa laporan keuangannya (di audit), yang isinya memberitahukan kelemahan dari pengendalian intern perusahaan (baik material maupun immaterial weaknesses) yang ditemukan selama pelaksanaan pemeriksaan, disertai dengan saran-saran perbaikan dari KAP.

Menurut Whittington, O. Ray dan Kurt Paniy (2001), management letter adalah suatu laporan kepada manajemen yang berisi rekomendasi untuk perbaikan kelemahan-kelemahan yang diungkapkan akuntan public setelah mempelajari dan mengevaluasi pengendalian intern perusahaan. Disamping untuk menyampaikan informasi-informasi yang bermanfaat kapada manajemen, management letter juga membantu membatasi tanggung jawab akuntan public seandainya dikemudian hari kelemahan pengendalian intern mengakibatkan kerugian bagi perusahaan.
Dalam menjalankan usahanya, KAP tidak diperbolehkan mengiklankan kantornya atau jasa yang diberikan kantornya, karena jika hal tersebut dilakukan berarti KAP tersebut melanggar Aturan Etika Kompartemen Akuntan Publik – IAI.
Salah satu cara untuk mendapatkan langganan adalah bekerja sebaik mungkin dalam memeriksa laporan keuangan suatu perusahaan, sehingga jika perusahaan tersebut puas atas jasa pemeriksaan dari KAP, diharapakan manajemen perusahaan akan merekomendasikan kepada teman-teman usahanya untuk menggunakan jasa KAP tersebut.


Untuk mempelajari dan mengevaluasi pengendalian intern, akuntan public bisa menggunakan:
a. Internal Control Questionnaires
b. Flow Chart, menggambarkan arus dokumen dalam memproses suatu transaksi, dari awal sampai akhir dengan menggunakan symbol-simbol tertentu.
c. Menggunakan Narrative Memo (penjelasan tertulis dari system dan prosedur akuntansi)
Dari ketiga cara tersebut, akuntan publik akan mendapatkan suatu gambaran mengenai pengendalian intern mengenai pengendalian intern yang ada di perusahaan secara teoritis. Hal tersebut masih harus dibuktikan lebih lanjut dengan menggunakan Complience test (test ketaatan).
Dalam compliance test, yang diperiksa adalah:
a. Transaksi pengeluaran kas
b. Transaksi penerimaan kas
c. Transaksi penjualan
d. Transaksi pembelian
e. Transaksi pembayaran gaji
f. Transaksi koreksi/penyesuaian
Dalam hal ini yang diperhatikan adalah hal-hal berikut:
a. Apakah setiap transaksi didukung oleh dokumen pendukung yang lengkap
b. Apakah setiap transaksi diotorisasi oleh pejabat perusahaan yang berwenang
c. Apakah perhitungan matematis dalam dokumen pembukuan sudah benar
d. Apakah pendebitan dan pengkreditan transaksi ke masing-masing perkiraan buku besar sudah benar.

Setelah melakukan compliance test, akuntan public harus menarik kesimpulan mengenai kebaikan-kebaikan dan kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam pengendalian intern perusahaan. Kemudian hasil temuan tersebut harus diberitahukan kepada manajemen perusahaan, beserta saran-saran perbaikannya dalam sebuah surat yang disebut Manajemen Letter.

II. CARA MEMBUAT MANAGEMENT LETTER YANG BAIK
Dalam membuat management letter, perlu diperhatikan beberapa hal penting agar dihasilkan suatu management letter yang baik dan efektif:
a. Management letter harus tepat waktu (timely), sehingga perusahaan masih sempat melakukan perbaikan-peraikan dalam pengendalian intern. Jika management letter terlambat diberikan, kemungkinan besar kelemahan-kelemahan dalam pengendalian intern sudah mengakibatkan terjadinya kesalahan dan kecurangan yang merugikan perusahaan.
b. Management letter harus berisi saran-saran yang bermanfaat dan bisa diterapkan.
c. Komentar dan saran-saran dalam management letter tidak boleh merupakan sesuatu yang “surprise”. Untuk itu, sebelumnya konsep management letter harus di diskusikan terlebih dahulu dengan manajemen perusahaan dan bagian yang berkaitan dan dimintakan komentar dari manajemen.
d. Management letter harus ditulis dengan menggunakan bahasa yang baik, halus dan tidak menyinggung perasaan orang lain.
e. Kelemahan dan saran yang diberikan bisa diurut berdasarkan urutan-urutan pos neraca dan laba rugi atau menurut hal-hal yang paling penting yang memerlukan perhatian khusus dari manajemen dan perlu penanganan secepat mungkin.
f. Saran-saran yang diberikan harus sesuai dengan kondisi bisnis perusahaan dan harus menunjukkan kemauan baik kantor akuntan public untuk membantu pengembangan usaha perusahaan.
g. Pada bagian akhir management letter jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih kepada manajemen dan seluruh staf perusahan, atas segala bantuan dan kerjasama yang diberikan mereka selama akuntan public melaksanakan pemeriksaannya.

III. MANFAAT MANAGEMENT LETTER
Management letter mempunyai banyak manfaat untuk klien tetapi untuk KAP dan staf (anggota tim pemeriksa) dari KAP, antara lain:
1. Untuk klien:
a. dapat mengetahui kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam pengendalian intern perusahaannya.
b. dalam mengambil tindakan-tindakan perbaikan untuk mengatasi kelemahan-kelemahan tersebut, berdasarkan saran-saran yang diberikan dalam managemen letter, sehingga bisa mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dan kecurangan di dalam perusahaan.

2. Untuk KAP :
a. menjadikan nama kantor akuntan public menjadi bertambah baik, karena disamping laporan pemeriksaan akuntan, juga memberikan management letter yang sangat bermanfaat bagi perusahaan.
b. jika manajemen perusahaan puas, tentunya akan menyarankan kepada teman-teman bisnisnya untuk memakai jasa kantor akuntan public tersebut.
c. jika teman-teman bisnis tersebut tertarik, tentunya akan menambah jumlah klien kantor akuntan public.

3. Untuk staf kantor akuntan public (anggota tim pemeriksan):
a. jika klien kantor akuntan public bertambah, tentunya kesejahteraan pegawai dapat lebih ditingkatkan.
b. mendapat banyak kesempatan untuk mempelajari pengendalian intern diberbagai macam/jenis perusahaan.
c. mendapat kesempatan untuk mempelajari bagaimana membuat management letter yang baik.


IV. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB ANGGOTA TIM AUDIT DALAM MEMBUAT MANAGEMENT LETTER
Berikut tugas dan tanggung jawab dari masing-masing tim audit (dari KAP) dalam membuat management letter:
1. Asisten Auditor (Junior Staf)
a. sebagai petugas yang terjun ke lapangan (ke kantor perusahaan) setiap hari, bertugas mengumpulkan data dan informasi yang terdapat dalam pengendalian intern perusahaan, baik mengenai kebaikan maupun kelemahan pengendalian intern.
b. Mendokumentasikan data dan informasi tersebut beserta fotocopy bukti pendukung dalam kertas kerja pemeriksaan, untuk ditelaah lebih lanjut oleh senior auditornya.

2. Senior Auditor (Pimpianan Tim Pemeriksa)
a. menelaah kertas kerja pemeriksaan yang dibuat asisten auditor, khususnya yang berkaitan dengan informasi mengenai kelemahan pengendalian intern perusahaan.
b. mengumpulkan hal-hal yang bisa dimasukkan dalam management letter, sekaligus menyusun konsep management letter.
c. mendiskusikan konsep management letter tersebut dengan bagian pajak dan bagian management service dari kantor akuntan public, untuk mendapatkan komentar mereka dari segi perpajakan dan system akuntansi.
d. menyerahkan konsep management letter kepada audit supervisior/manager untuk ditelaah.
e. setelah ditelaah oleh atasan, melakukan perbaikan-perbaikan yang diperlukan.

3. Audit Supervisor/Manager
a. menelaah dan mengedit konsep management letter, mengusulkan perbaikan-perbaikan yang diperlukan kepada senior auditor.
b. menyerahkan konsep management letter yang sudah diperbaiki, kepada audit partner untuk ditelaah.
c. setelah ditelaah audit partner dan diperbaiki (jika ada saran perbaikan dari audit partner) mendiskusikan konsep management letter tersebut dengan manajemen perusahaan.
d. melaporkan kepada audit partner mengenai hasil diskusi dengan manajemen perusahaan, dan meminta persetujuan audit partner jika ada saran perubahan dari manajemen perusahaan.
e. memerintahkan konsep terakhir management letter untuk difinalisasi.

4. Audit Partner
a. menelaah dan mengedit konsep management letter yang diterima dari audit manager dan mendiskusikannya dengan audit manager dan “jika perlu” dengan audit senior.
b. mengembalikan konsep tersebut berikut saran-saran perbaikan “jika ada” kepada audit manager.
c. menelaah kembali konsep yang sudah diperbaiki, kemudian meminta audit manager untuk mendiskusikannya dengan manajemen perusahaan.
d. membahas dengan audit manager, hasil diskusi konsep management letter yang telah dilakukan oleh audit manager dengan manajemen perusahaan.
e. menandatangani management letter yang final untuk dikirimkan kepada manajemen perusahaan.

Dari pembahasan tersebut diatas dapat ditarik beberapa kesimpulan:
1. Management Letter merupakan suatu alat komunikasi antara kantor akuntan public dengan maajemen perusahan yang diaudit, mengenai pengendalian intern dan kelemahan-kelemahan yag terdapat dalam pengendalian intern perusahaan.
2. Management Letter merupkan dokumentasi tertulis mengenai kelemahan pengendalian intern yang pernah dibicarakan dan disarankan perbaikan kepada klien. Sehingga jika dikemudian hari ada kecurangan yang merugikan perusahan karena kelemahan pengedalian intern yang belum diperbaiki, akuntan public tidak bisa disalahkan.
3. Management Letter bermanfaat baik bagi perusahan yang diaudit, kantor akuntan public, maupun staf kantor akuntan public.
4. Management Letter dapat merupakan”iklan tidak langsung” bagi kantor akuntan public.
5. Semua kantor akuntan public harus membiasakan diri untuk memberikan management letter yang baik dan bermanfaat bagi kliennya.